如何利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的管理？

傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式由于數(shù)據(jù)采集、員工執(zhí)行力度等的局限性，無(wú)法達(dá)到低成本、高質(zhì)量的企業(yè)采購(gòu)目標(biāo)。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)后該如何利用其加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的管理，從而實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)呢?

一、傳統(tǒng)采購(gòu)管理常見問題

1、在物料采購(gòu)中經(jīng)常存在著憑經(jīng)驗(yàn)和事后分析進(jìn)行物資采購(gòu)和管理的現(xiàn)象，嚴(yán)重制約著生產(chǎn)成本的降低和物資管理水平的提高。

2、業(yè)務(wù)信息共享性差，辦公自動(dòng)化程度低，采購(gòu)業(yè)務(wù)信息難以保存和共享，供應(yīng)商信息和產(chǎn)品信息由部分經(jīng)辦人員控制，業(yè)務(wù)可追溯性差，歷史采購(gòu)記錄難以查詢，數(shù)據(jù)分析和采購(gòu)價(jià)格比較薄弱，采購(gòu)問題難以追溯。

3、許多企業(yè)主要根據(jù)供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量記錄和供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的狀況來(lái)評(píng)價(jià)供應(yīng)商。但由于供應(yīng)商數(shù)量多，評(píng)估操作難度大，很多評(píng)估流于形式。

4、不少企業(yè)對(duì)供應(yīng)商績(jī)效和采購(gòu)活動(dòng)都有相應(yīng)的規(guī)定，但對(duì)采購(gòu)部門和相關(guān)采購(gòu)人員的考核普遍缺乏正式的目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致制度不具約束力，缺乏可執(zhí)行性。

二、利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)采購(gòu)管理的方法

1、采購(gòu)流程精細(xì)化管理

現(xiàn)代采購(gòu)管理已經(jīng)從職能管理轉(zhuǎn)向流程管理，從采購(gòu)管理轉(zhuǎn)向供應(yīng)管理，從企業(yè)間交易管理轉(zhuǎn)向關(guān)系管理，ERP采購(gòu)管理流程的自動(dòng)化和采購(gòu)業(yè)務(wù)的重組提高了企業(yè)的采購(gòu)效率。

在ERP系統(tǒng)中每種物質(zhì)都有一個(gè)產(chǎn)品編號(hào)代碼，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單位、倉(cāng)庫(kù)管理、會(huì)計(jì)分類、倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)人員的檢驗(yàn)方法等信息，實(shí)現(xiàn)物料管理精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。每個(gè)產(chǎn)品號(hào)都是唯一的，就像公民身份證一樣。產(chǎn)品編號(hào)伴隨著從請(qǐng)購(gòu)單到采購(gòu)單入庫(kù)單的整個(gè)采購(gòu)過程，交易信息永遠(yuǎn)存在于ERP系統(tǒng)中。您可以根據(jù)產(chǎn)品編號(hào)查詢每個(gè)時(shí)間段的交易信息，如價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商等。

2、保存記錄，便于追溯

業(yè)務(wù)可追溯性強(qiáng)，ERP系統(tǒng)可以隨時(shí)查詢與任何供應(yīng)商的采購(gòu)業(yè)務(wù)，可以了解業(yè)務(wù)的狀態(tài)，包括收到的庫(kù)存數(shù)量、采購(gòu)?fù)素洈?shù)量、發(fā)票數(shù)量等。規(guī)范化管理，所有文件錄入系統(tǒng)，隨時(shí)查詢功能可以隨時(shí)查詢與供應(yīng)商的采購(gòu)業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)處理、網(wǎng)上交易記錄，減少人為因素，完善控制體系，事前控制，事中監(jiān)督，事后分析，流程有序，審批控制監(jiān)管得當(dāng)。

3、與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作共贏關(guān)系

通過ERP系統(tǒng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，包括提供各種有效資質(zhì)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證等。生成的原始數(shù)據(jù)，如收益、交貨周期、采購(gòu)價(jià)格等作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的依據(jù)，容易總結(jié)規(guī)則，制定相應(yīng)的策略。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行數(shù)字化管理，可以根據(jù)供應(yīng)商編碼在ERP系統(tǒng)中查詢歷史采購(gòu)情況、欠款情況、退貨發(fā)貨價(jià)格等信息，這些數(shù)據(jù)可以作為判斷供應(yīng)商的依據(jù)。