外貿企業如何通過ERP系統進行財務監督？

對財務工作和資金流向進行有效的監督是外貿企業實現成本控制的重要手段，而ERP系統的使用能提升監控效果。下面朗速科技就詳細為大家介紹一下外貿企業是如何通過ERP系統來進行財務監督的，希望能對大家使用外貿ERP系統進行財務管理有所幫助。

一、外貿ERP建立財務監督的流程

1、建立全面預算管理體系

在外貿ERP系統中，預算管理是企業資源配置的體現，是企業行為過程管理的主線，是過程監督的主要依據。構建企業全面預算管理體系應該把整個企業作為目標，對企業資金流的全面剖析。對企業資金來源、使用方向等進行合理的分解與歸并。根據外貿企業的實際情況，建立企業資金管理的WBS，實行規范化管理，使企業的全面預算管理真正發揮控制和監督的作用。把預算的合理性、準確性作為重點，能夠預先控制企業的經營行為，減少公司運營風險。

2、財務工作的過程重組與再造

ERP系統的實施，使財務信息的來源向業務領域延伸，減少了財務人員直接處理憑征的業務量。同時確保會計信息的及時性、完整性，減少誤操作給會計信息帶來的不良影響，也成為財務會計人員的一項新工作。財務人員應及時調整工作重點，再造傳統工作模式，明確新的工程流程和服務控制點，規范資金和物資需求申報。充分利用外貿ERP系統提供的信息，對業務流程各階段上傳的信息進行處理和分析，及時控制和反映業務流程中的物流和資金流。

3、規范企業信息來源

ERP系統能否發揮其效率的關鍵在于數據管理，財務作為ERP系統的核心環節，對數據的要求更加嚴格。在傳統管理中，財務數據的處理是財務部門的責任，而外貿ERP系統中數據的全過程可能會對財務數據的處理產生影響。為保證財務數據的正確性和有效性，必須對數據生成的關鍵環節進行監控：運用預算管理方法對企業的資金流動進行合理的分類，運用財務憑證對數據的正確性進行核查，規范物資的采購和領用，運用財務報表反映企業的經營效益和運行狀況，從而實現對外貿企業管理全過程的監控。

4、建立動態績效監控系統

ERP的應用，為外貿企業提供了豐富的管理信息，如何充分利用這些信息，在企業管理和決策過程中發揮真正的作用，是衡量ERP系統應用成功與否的標志。當ERP系統全面投入實際運行后，外貿企業應根據管理需求，利用BRP系統提供的信息資源，設計一套報表系統，對管理業績的變化進行動態監控，以及時反饋和糾正管理中存在的問題。這項工作，一般是在ERP系統實施完成后由企業設計完成。利用外貿ERP系統提供的信息資源建立自己的績效監控系統，不僅可以為企業管理和決策提供數據支持，還可以監督和提高ERP系統的規范化運行。

二、使用外貿ERP進行財務監督的技巧

1、帳外賒購庫存實時記錄

ERP軟件是賬實相符集成且實時的一個系統，如果收貨時間與收到發票時間不一致，ERP系統將采用收貨和核對發票記賬的方法。

(1)、如果貨物沒有到達并且遲于發票，發票將根據發票金額記錄在“商品采購”賬戶中。收貨時檢查賬目，并根據發票金額更新“庫存”值。通過ERP系統，實現對“帳外賒購”變成“賒購”，會計可實現實時監督。

(2)、收到貨物時，如票未到，則直接按定購單價格入存貨物價值。當收到發票時，在更新庫存價值。

(3)、在管理中設立財務人員與采購部門的記錄進行對賬，以確保所有采購帳目均已入賬。

2、信息系統高度集成

由于ERP系統中的會計系統負責接收和處理業務數據和信息之間的傳輸，因此必然會帶來一個具有很強相互監督能力的系統。在采購和支付系統中，強調兩個集成。一是庫存管理和支付管理的財務集成，采用自動監控;第二是會計系統內部的整合，采用自動檢查。

3、關鍵控制崗位的獨立性

外貿企業必須采取職責分工明確，保證關鍵控制崗位的獨立性。我們以付款環節為例，其獨立性是非常重要的。由于付款流程涉及企業的資金對外支付，對付款安全系數的要求較高，可以從三個方面來控制其安全性。

(1)、對付款清單的審核批準。采購部人員與供應商核對購貨訂單后，負責應付賬款的會計會進行付款簽收，同時必須核對驗收單和金額復核兩個環節保證沒有漏洞。

(2)、支付憑證控制。在外貿企業中，支票等付款憑證由會計管理，付款憑證填寫或打印后，經主管批準蓋章后方可付款。

(3)、在采購和支付周期中增加風險控制點，即維護供應商記錄的權限與輸入供應商發票的權限相分離，避免了向虛增的供應商自動支付的發生，防止了外貿企業內部的欺詐行為。

4、建立外貿企業的訪問安全制度

外貿企業的財務監督應主要考慮防止未經授權修改會計制度或會計記錄，或修改向會計制度提供數據的制度。外貿企業必須提高相關人員的安全意識，不能亂用他人的密碼和密碼進入ERP系統。另外，更換操作人員時，企業管理層一定要及時更改密碼。其中，任何離開工作場所的操作員都必須退出或鎖定正在運行的程序，以防止他人竊取信息。