如何選擇一個(gè)適合企業(yè)的合同管理系統(tǒng)？
合同管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對(duì)合同的起草、簽訂、文本管理、執(zhí)行進(jìn)度、合同變更、實(shí)際結(jié)算、合同結(jié)算等信息進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)分析，使企業(yè)能夠輕松管理合同。本文將與大家分享選擇合同管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮的四個(gè)方面，繼續(xù)往下看。
經(jīng)濟(jì)交易從古至今的發(fā)展都會(huì)涉及到合同管理的問題。然而，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，經(jīng)濟(jì)合作合同越來越多，會(huì)出現(xiàn)以下情況:
1. 合同文件占用空間過多，影響企業(yè)形象;
2. 合同管理費(fèi)力，需要一定的時(shí)間和精力來滿足緊迫的合同需求;
3. 合同管理不能及時(shí)歸檔，統(tǒng)一管理。
然而，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展，新一代的辦公管理軟件——合同管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，它可以幫助企業(yè)從合同的起草、簽訂、文本管理、實(shí)施進(jìn)度、合同變更、實(shí)際結(jié)算、合同結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)合同的信息進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)分析，使企業(yè)能夠輕松管理合同。
同時(shí)，合同管理系統(tǒng)關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)命脈發(fā)展，因此選擇一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)非常重要?，F(xiàn)在我們來分析一下如何選擇一個(gè)好的合同管理系統(tǒng)。
一、使用企業(yè)合同管理系統(tǒng)的目的。
有了明確的目的選擇，就可以保證選擇的系統(tǒng)符合企業(yè)本身的需求。比如你希望企業(yè)合同管理系統(tǒng)幫助解決什么問題，選擇系統(tǒng)可以投入的成本預(yù)算是多少等等。
二、根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要選擇。
對(duì)的才是最好的。選擇一個(gè)合同管理系統(tǒng)就像自己買衣服鞋子，別人合適的衣服鞋子不一定剛好適合你?因此，如果你想選擇一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)，可以滿足企業(yè)的實(shí)際需要。
三、從功能上選擇。
不是說功能越復(fù)雜，合同管理系統(tǒng)就會(huì)越強(qiáng)，而是它所具有的功能是否能滿足企業(yè)的需求。而一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)一般具有以下特點(diǎn):
移動(dòng)性:移動(dòng)辦公是時(shí)代發(fā)展的首選功能。一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)可以支持領(lǐng)導(dǎo)和員工出差或外出工作，可以隨時(shí)隨地查閱合同文件，保證工作的順利進(jìn)行。
可搜索性和定制性:合同管理系統(tǒng)是為了取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，所以一個(gè)好的合同管理系統(tǒng)可以支持企業(yè)設(shè)置的關(guān)鍵詞搜索，快速、準(zhǔn)確、辛苦地找到想要的合同。
數(shù)據(jù)分析:一個(gè)好的合同管理系統(tǒng)可以深入了解合同管理和運(yùn)營(yíng)的效率，為管理者和法律顧問的和諧工作鋪平道路。自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化可以幫助處理合同的員工限制錯(cuò)誤和浪費(fèi)時(shí)間。
可操作性:簡(jiǎn)單的操作和容易理解是一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)所必須的，因?yàn)槊總€(gè)員工都只是一個(gè)用戶，沒有太多的時(shí)間去參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。
四、系統(tǒng)的安全性。
合同是企業(yè)的秘密，安全是良好合同管理體系的首要前提?？傊?，合同管理系統(tǒng)在市場(chǎng)上層出不窮，但是找到一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)需要花費(fèi)大量的思想和精力，一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)會(huì)讓你覺得物有所值，比如企業(yè)管理軟件的合同管理，很容易幫助企業(yè)管理:
1. 執(zhí)行從合同簽訂、執(zhí)行、開票、收款、歸檔的全生命周期流程;
2. 隨時(shí)隨地監(jiān)控合同進(jìn)度，提醒合同付款計(jì)劃;
3. 可以協(xié)助所有相關(guān)同事從線索、拜訪、商機(jī)到合同、維護(hù)的全過程規(guī)劃實(shí)現(xiàn)客戶管理，讓企業(yè)輕松有序的管理合同工作。